Chuyển đổi là quá trình thay đổi căn bản những hệ thống, quy trình, con người và công nghệ trong toàn bộ hoạt động hoặc một đơn vị hoạt động nhằm đạt được những tiến bộ có thể đo đếm được về tính hiệu quả, hiệu lực và mức độ hài lòng của các bên hữu quan. Câu hỏi đặt ra đối với Cơ quan Thống kê quốc gia Úc là tại sao cần chuyển đổi? Để trả lời câu hỏi này, Cơ quan Thống kê quốc gia Úc (ABS) xác định những thách thức trong và ngoài nước mà ABS đang phải đối mặt trong bối cảnh toàn cầu hóa, đây là những thách thức mà không chỉ ABS gặp phải mà hầu hết các cơ quan thống kê quốc gia khác trên toàn cầu cũng khó tránh khỏi. Có 6 nhóm thách thức lớn đã được liệt kê trong quá trình đi tìm câu trả lời cho câu hỏi về sự cần thiết phải chuyển đổi, gồm: (1) Đối thủ cạnh tranh mới và những kỳ vọng ngày càng thay đổi: Số liệu thống kê được các cơ quan khác biên soạn và nhu cầu của người dùng tin đối với số liệu thống kê ngày càng thay đổi, đặc biệt đối với những lĩnh vực mới nổi; (2) Ngân sách ngày càng hạn hẹp: Lượng công việc nhiều hơn nhưng kinh phí không tăng, thậm chí còn phải cắt giảm theo tinh thần làm nhiều hơn với nguồn lực ít hơn; (3) Những thay đổi nhanh chóng trong thế giới thực: Những yêu cầu về đánh giá thực hiện các Mục tiêu phát triển bền vững (SDGs), những thay đổi toàn cầu; (4) Tính cạnh tranh trước nguồn nhân lực có kỹ năng: Nguồn nhân lực chất lượng cao, có kỹ năng luôn được các công ty, cơ quan chào đón, ABS luôn phải có giải pháp thu hút được nhân tài, đồng thời giữ chân được người tài, đặc biệt là những chuyên viên công nghệ thông tin (IT) trình độ cao; (5) Tiếp cận các cơ hội mới còn chậm và chi phí cao (ví dụ như khai thác dữ liệu lớn bigdata), đây là nguồn tài nguyên lớn nhưng cũng đòi hỏi phải có công nghệ tiên tiến để tiếp cận và khai thác phục vụ cho mục đích thống kê và (6) Chi phí ngày càng tăng và những khó khăn khi thu nhận dữ liệu (đặc biệt theo phương pháp trực tiếp), vì tiền công cho điều tra viên thực địa phải đáp ứng mặt bằng thu nhập chung, bên cạnh đó, việc tiếp cận với các hộ gia đình, đối tượng cung cấp thông tin ngày càng khó.
Trước những thách thức đó, ABS đã tiến hành chuyển đổi như thế nào? Trước hết, ABS xây dựng Chương trình chuyển đổi hoạt động thống kê (viết gọn là SBTP), với mục tiêu giảm chi phí, giảm thời gian phổ biến thông tin tiếp cận đến người dùng tin, giảm nguy cơ thống kê; đồng thời tăng hiệu quả hoạt động và giảm các thủ tục rườm rà, quan liêu. Chương trình được thông qua ngày 1/7/2015 với nguồn ngân sách đầu tư là 257 triệu đô la Úc (tương đương 180 triệu đô la Mỹ). Chương trình được thực hiện trong 5 năm, dự kiến hoàn thành vào năm 2020 với tinh thần mang tính hình tượng là xây dựng, hoàn thiện chiếc máy bay, khi máy bay này đang bay. Điều này nghĩa là thực hiện Chương trình đòi hỏi toàn bộ hệ thống ABS phải thực sự nỗ lực và thận trọng. Tổng quan Chương trình SBTP có những đặc điểm nổi bật như: Thay đổi cách ABS thu thập, quản lý và công bố thông tin, số liệu thống kê; đồng thời công nghiệp hóa, hiện đại hóa và thiết kế lại các quy trình hoạt động; xây dựng năng lực cần thiết cho tương lai, tìm kiếm sự ủng hộ của Chính phủ và sự hợp tác của các cơ quan thống kê khác; tập trung nhiều hơn vào thu thập dữ liệu trực tuyến, dữ liệu hành chính, dữ liệu giao dịch, hình ảnh và cảm biến; xây dựng các sản phẩm tương tác và dịch vụ web giúp truyền thông số liệu thống kê một cách ý nghĩa hơn; phương pháp tiếp cận công việc hiện tại và công việc mới dựa trên thành phần, nhanh gọn, linh hoạt nhằm cải thiện tính hiệu quả và tính kịp thời của số liệu; hướng tới tự động hóa nhiều hơn để chuyên viên có nhiều thời gian hơn dành cho công tác phân tích, đây là phần được nhiều người dùng tin yêu cầu.
Từ định hướng Chương trình, ABS đã xây dựng các quy trình hoạt động và hệ thống hiện đại, xác định hiện tại ABS đang ở đâu và trong tương lai ABS đi đến đâu. Từ đó thiết lập sơ đồ quy trình chung dựa trên Mô hình quy trình hoạt động thống kê chung (GSBPM), kiến trúc sản xuất chung, mô hình thông tin chung và kiến trúc định hướng dịch vụ, với từng cấu phần rõ ràng như cơ sở hạ tầng nền tảng, thu thập dữ liệu, xử lý, phân tích và phổ biến. Về cơ sở hạ tầng nền tảng, ABS đã xây dựng một nền tảng an ninh hiện đại và tính xác thực cao, có giao diện tương tác trực quan với người dùng để hướng dẫn cán bộ, lưu trữ dữ liệu doanh nghiệp an toàn và linh hoạt theo quy trình minh bạch và chắc chắn, dữ liệu đặc tả được xây dựng theo hướng tăng cường tự động hóa, minh bạch, có khả năng sử dụng nhiều lần và đảm bảo chất lượng các quy trình hoạt động. Theo Chương trình SBTP, phương pháp thu thập dữ liệu đã có sự thay đổi lớn như tăng cường tiếp nhận dữ liệu số bằng các công cụ hỗ trợ, các kênh kỹ thuật số, kết hợp các hình thức thu thập và phát huy hình thức điều tra trực tuyến qua email và webform đối với đối tượng cung cấp thông tin là doanh nghiệp và hộ gia đình, bỏ dần hình thức thu thập truyền thống dùng giấy và bút trong thu thập thông tin, thay vào đó là các hình thức thu thập có sự trợ giúp của máy tính cá nhân (CAPI) và thu thập qua điện thoại (CATI), sử dụng các nguồn dữ liệu mới như dữ liệu từ điện thoại di động, dữ liệu vệ tinh, dữ liệu địa lý không gian, dữ liệu trên mạng xã hội, dữ liệu từ thẻ tín dụng, dữ liệu quét và dữ liệu cảm biến (dữ liệu liên quan đến hệ thống sức khỏe, cảm nhận của người dân về các hiện tượng xã hội…). Xử lý và phân tích dữ liệu là những năng lực thống kê chính được sử dụng trong toàn hệ thống nên được chú trọng xây dựng. ABS đa dạng hóa các hình thức phổ biến thông tin, tập trung phổ biến trên trang tin điện tử ABS, các hệ thống phổ biến, tăng cường tiếp cận dữ liệu vi mô thông qua“phòng dữ liệu vi mô thực”, các ứng dụng di động và tăng cường dữ liệu API tạo điều kiện cho các bên thứ ba có thể đổi mới cách thức trình bày dữ liệu.
Với Chương trình đã được xây dựng, ABS đã xác định lộ trình thực hiện với khung thời gian cụ thể theo 3 bước: Thiết kế, chuẩn bị và chuyển đổi. Chương trình chuyển đổi hoạt động thống kê là một tiền đề quan trọng cho tương lai của ABS, về quản lý rủi ro, xây dựng văn hóa làm việc thích ứng với những thách thức, tác động của các quy trình và cơ sở hạ tầng đang già hóa, đảm bảo tính bền vững của các quy trình thống kê mới, hỗ trợ những nhu cầu thống kê của tương lai và xây dựng hệ thống thông tin dễ tiếp cận hơn. ABS đã rút ra 11 điểm lớn trong kinh nghiệm thực hiện chương trình chuyển đổi thành công này, gồm:
- Mục tiêu và định hướng rõ ràng, với sự lãnh đạo xuất sắc từ cấp cao;
- Vận hành chương trình bằng các nguồn lực với sự tận tâm, tận tụy của cả lãnh đạo và chuyên viên trong toàn hệ thống;
- Quản trị tốt, tính giải trình cao và đưa ra các quyết định kịp thời;
- Chú trọng vào các mục tiêu hoạt động kết hợp với các lợi ích mà hoạt động mang lại cho cơ quan;
- Sự tham gia của các bên hữu quan đóng vai trò quan trọng, đặc biệt về lĩnh vực truyền thông, tuyên truyền nhận thức về ý nghĩa và tầm quan trọng của việc chuyển đổi;
- Xác định những lĩnh vực ưu tiên và quyết định nhanh chóng. Chủ động xác định và giám sát những rào cản và khó khăn cũng như nhanh chóng loại bỏ nếu có.
- Nắm bắt được những nguy cơ và quản lý tốt các nguy cơ;
- Thay đổi cách thức quản lý đặc biệt phát triển năng lực và thay đổi văn hóa làm việc theo hướng chủ động, sáng tạo, luân chuyển các vị trí quản lý;
- Bố trí đúng người đúng việc, xác định rõ những nhóm nhân sự chính là những người có năng lực, khát vọng, biết kết nối giữa mục tiêu của chương trình với vai trò cá nhân để thực hiện thành công chương trình;
- Đánh giá định kỳ, độc lập;
Đảm bảo tính bền vững của chương trình./.
ThS. Lê Thị Thanh Huyền
Vụ Thống kê Nước ngoài và Hợp tác quốc tế - Tổng cục Thống kê
999